こんにちは。
やらしみずです。
先日友達と仕事の効率化のお話をしていました。
その際に、友達はタイピングの速度を頑張って上げて仕事を早くなるんだー、的なことを言ってたくさんタイピングの練習をしていました。
しかし、それはどうなんでしょうか？
確かに仕事をする上でタイピングの速度は重要なポイントではあります。
しかし、私としてはタイピングに100時間かけるるよりも、作業効率が良くなるいろいろなことに100時間を使った方が身になると思います。
なので、もしかしたらみんな作業効率を上げる方法をあんまり知らないんじゃないかな？と思い今回の記事を書くに至りました。
この記事を見て、日本のパソコンを使う社員さんの生産性が1.5倍~10倍になることを祈ります。
※正直、ここに書いてあることをすべてやっていたら、相当なスピードで作業が進むと思います。何故かみんなやってないかつ教えてくれないので。
辞書登録を使いこなす
皆さん辞書登録の機能はちゃんと使っていますでしょうか？
極端な話ですが、この記事を書くにあたって、「タイピング」という文言は何回も出てきます。
「TAIPINGU：タイピング」と入力するので8文字のキーボードタッチが必要ですね。
しかし、私は「ｔｐ」を変換すると「タイピング」になるように設定しているので、タイピングと入力するという行為において、通常の入力方法を使っている人の4倍の速度で仕事をこなすことができます。
他にも、通常「●」を打つときに、「MARU：まる」と打ったあとに変換を行うので4文字ですが、私は「ｋｍ」を変換すると「●」が出て来るようになっているので、2倍の速度で●を打てることになります。
変換の際に一番上に「●」が出てくるとは限らないので、もしかしたらもっと早いかもしれません。
この話をすると、「覚えるのに時間かかるから時間の無駄だ」とかを言い始めるのですが、そういう人に限ってタイピングを頑張ったりしていたりするんですよね笑
タイピングの速度は確かに重要です。
しかし、たとえ1万時間をタイピングに費やしたところで文字の入力スピードが15打/秒になることはまず無いでしょう。
つまり、ブラインドタッチができるようになったあとの伸びしろはせいぜい4倍までしか無いんです。
そんなことに1万時間を使いますか？
もっと他のことに時間を当てた方がいいと思いませんか？
そのうちの一つが私は辞書登録だと思っています。
断言できますが、これを極めればタイピングにかかる時間は半分以下になります。
なので辞書登録を毛嫌いしていた方や、存在を今まで知らなかった方は今日、今ここから使い始めましょう！！
単語を登録する際のルール
驚くことに辞書登録をやっている人の中でも、登録方法が下手な人が大半です。
よくある辞書登録の記事に書いてある、おすすめの登録方法ですら下手な場合があります。
まぁこれは好みによって変えて頂いて大丈夫なのですが、私は自分で作ったルールが一番効率がいい辞書を作成していると自負しているので、特にこだわりがなく、次の方法に共感をしていただけるのであれば採用してみてください。
ルール1：通常では絶対に使わない読みで登録を行う
よくやりがちなのが、「めーる」→＜自分のメールアドレス＞とかですが、その人はカタカナで「メール」と打ちたいときにどうするのでしょうか？
F7などを使ってカタカナ変換をすれば確かに一発でいけますが、スペースキーを使って変換を行った場合は2回以上変換をしないと目的の「メール」にたどり着けないんです。
すごく無駄ですね。
なので私は「MM：っｍ」をメールアドレスにしています。
※My Mail adress
こうすると、変換の一つ目に出てくるのは、自分が辞書登録をした文字列だけで誤変換も怒らないので一発で変換を済ませることができます。
あとはよく辞書登録をしているときに見かける「おつ」を「おつかれさまです。●●です。」にしている方。
その方々は「乙」とか「堕つ」って入力したいときは、自分で登録してしまった登録の分余計な変換をしないと行けなくなるんです。
しかも一番上に出てくるとは限らないので、本当に邪魔でしか無いです。
なのでひらがなだけで登録をするのは今すぐやめて、ローマ字かな混じりの文字列を登録しましょう。
ルール2：5打鍵以内で収める
このルールは書く必要も無いかもしれませんが一応。
5打鍵より多くの文字を打って変換をするとなると、ちょっと大変ですよね。
例えばですが、「株式会社●●●● ●●事業本部 ●●様」と打つのを「かぶくろまる」とかで登録をしたすると、変換までの間にミスります笑
というか、5打鍵以上の文字をそのためだけに覚えておくのはそれこそ効率が悪いです。
なので、5打鍵以上になりそうなときは、なんとか4打鍵以内に収めるように頑張ってください。
ちなみに私は「ｋｇ」→「株式会社」、「ｐ<その人の頭文字2つ>」→「名前」「部署+名前」で登録をしています。
辞書登録のポイント
・辞書登録はタイピングよりも重要
・登録を行うときには「通常では絶対に使わない」文字列を登録する
× おつ→お疲れ様です
◯ おｔ→お疲れ様です
エンジニアへのおまけ
ターミナルなどでエイリアスを設定して作業を簡略化するのはとてもいいことです。
しかし、良いときもあれば悪いときもあります。
例えば、エイリアスに登録した長いコマンドは一部だけを変更したいときに、変更することが難しいです。
なので、一部を変更する可能性があるコマンドについては、不要な部分を簡単に削ったり修正することが簡単にできる、辞書登録をしたほうがいい場合があるので、エイリアスを作成する場合には一度立ち止まって考えて見てください。
フォルダの階層を分ける
自分のPCで作業をしていて、デスクトップにファイルをいっぱい置いちゃって見づらいよー、ってなって整理をすることがよくあると思います。
でもその整理の仕方って、先輩のフォルダ階層わけを見てなんとなくできたつもりになってしまうってことは無いですか？
「フォルダなんて適当に作成すればええやん！」って思うかもしれませんが、適当に作成したフォルダは初見の人が見た時にいちいち説明をしなくては行けなくなるので、教える時間を短縮する意味でもしっかりとポイントをおさえながら作成をした方がいいです。
私が思うフォルダ分けに関する重要ポイントは下記の通りです。
4クリック以内に目的のファイルに届くことを目指す
構造を作成する際に、これを念頭において作業をします。もちろん4クリック以内で行けないような場合も有るかもしれませんが、ほとんどの場合は4階層で十分なのに8階層ぐらい作ってしまっているという事案ばかりです。
なので、フォルダ構成を考える際には「目的のファイルまで4クリック以内」を目指してください。
よく使う情報はフォルダ名・ファイル名などに入れ込む
例えば、「見積書_●●株式会社.xls」とあった場合に、「営業担当者の名前」がファイルの中にしか入っていなかったら一度開いて見る必要が有るので少し不親切ですね。
ルールは会社内で共有をしないといけませんが、後ろに「_●●担当」などとつけることを義務付ければ、誰が担当だったのか一目瞭然ですね。
ちなみに「フォルダでそもそも営業担当を分けてるんだ」という場合もあるかもしれませんが、そのように分けている場合は新人の人が来たときに「●●株式会社の資料を探そう、、、営業担当は誰なんだろう？ポチポチ、、、」と無駄な作業が必要になるので、階層化するべき情報とフォルダ・ファイル名に入れ込むべき情報をしっかり分けて考えましょう。
作業の順番でならべる
仕事の流れを考えた時、Aフォルダの資料を使って、B、Cと使う、となった場合、先頭に数字をつけると名前順に並べたときにどの作業をやればいいのか一目瞭然なのでわかりやすいです。
ただ、やっている人でも惜しいやり方が、
0_Aの作業フォルダ
1_Bの作業フォルダ
2_Cの作業フォルダ
というものです。
確かにこの並びであれば、名前順で表示していればきれいに表示されるかもしれません。
しかし、仕事内容がずっと永遠に変わらないとは限りません。
Aの作業のあとにZという作業が入ってしまった場合に、11_Zの作業フォルダを作っても11は数字のじゅういちとして扱われるので後ろに行ってしまいます。
なので、順番を固定するために先頭に数字をつける際には、「2桁で作成する」ということを意識しましょう。
そうすると、
00_Aの作業フォルダ
01_Zの作業フォルダ
10_Bの作業フォルダ
20_Cの作業フォルダ
のように入ってほしいところに目的のフォルダが配置されてくれます。
そして滅多なことが無い限りは追加の作業が入ってもこの順番が崩れることはありません。
フォルダの先頭に日本語を使わない
例えば、やらしみず株式会社というお客さんがいて、「やらしみず株式会社」というフォルダを営業のフォルダに入れたとします。
その際に、フォルダがいっぱいあると検索窓を使って検索をしてしまうと思いますが、そんなことをしなくてももっと簡単に検索をできる方法があります。
「y_やらしみず株式会社」と作成していた場合、検索窓を開かないでも、「y」を押すだけでyが先頭につくフォルダに飛ぶことができるので検索窓を開かないでもフォルダを選択することができます。
フォルダの階層を分けのポイント
・4クリック以内に目的のファイルに行けるようにする
・作業順にならべる場合は2桁の数字を先頭につける
・名前で検索したいものは先頭に英字を先頭につける
タイピングをマスターする
最初の方でタイピングはそんなに頑張らなくてもいいと言いました。
しかしごめんなさい、頑張らないと行けないラインはやはりあります笑
そのラインというのは「キーボードのすべてのキーを見ないで打てる」というのが一つの基準になると思います。
みなさんがタイピングを練習するときに使うのは「寿司打」「皿打」などかもしれませんが、その中に数字は出てくるでしょうか？
ファンクションキーを使った操作は出てくるでしょうか？
そう、出てこないんです。
だから「私ブラインドタッチできます！」って言う人の大半の人は、「”A~Z”と”ー”とかに関してはブラインドタッチできます」って人ばかりです。
本当は数字とか、ファンクションキーもブラインドタッチするべきなのに、やらずに過ごしている人が多いです。
なので、他の人と差別化を図るためにも、みんながブラインドタッチをしていない数字やその他のキーについても問題なくブラインドタッチができるように練習をしましょう。
タイピングのポイント
・タイピングは上部の数字なども見ないでできるべし
ショートカットキーを使う
コピべをするときに、「右クリックからのコピー」を使う人はこのページにはたどり着いていないと思います笑
きっと皆さんは右クリックからのコピペをみてあざ笑う系の人類だと思います。
だけれど、マウスを使わないで、キーボードだけで作業を完結してしまう人が最強であるということを理解している人は少ない！！！！
「よく使うショートカットキー10選」とかを見て、その操作だけで満足してしまっていませんか？
例えばですが、「ファインダーをすべて閉じる」という一つの動作、皆さんはどのようにやるでしょうか？
何も考えずに閉じて行くのが普通ですが、実は「ファインダーにフォーカスを当てた状態で、【ファイル】を開いて、「optionキー」を押す」とメニューに「すべて閉じる」の項目が出てきます。
こういう作業一つでも、簡単に済ませる方法があったりします。
ただ、このような操作は「よく使うショートカットキー10選」などには出てきません。
なので、作業開始をする際には一度立ち止まって、「この作業ってもっと早くできる方法ないかな？」と考え検索することをおすすめします。
ショートカットキーのまとめ
・作業をする前に、その作業のショートカットキーが無いかを探すことを習慣づける。
音声入力は一番早いアウトプット
一番早い入力の方法はタイピングだと思っている人がいるかもしれません。
でも、人間の口の方が、遥かに早く文字を入力できることに気づいているでしょうか？
例えば曲の歌詞を曲に合わせてタイピングするゲームがありますが、平均的な日本人のタイピング速度では曲の歌詞の速度についていけません。
タイピングというのはみなさんが想像している速度の3分の1ぐらいの速度でしか入力ができていません。
めちゃくちゃ遅いんです。
だから、アウトプットをするってなったときに、口ってものすごーい便利なツールなんです。
アウトプットをしたいのであれば、フリック操作の10倍早い、音声入力を使うべきです。
もちろん100%すべての文言を捉えてくれるわけではないので、手動で修正が必要だったりしますが、その修正を入れても手で打ち込むよりも早く作業が完了するはずなので、使えるときは使って見てください。
音声入力のポイント
・アウトプットは音声入力が早い
最後に
今回記述した仕事効率化は、ミクロな視点での作業効率化でした。
マクロな視点で見た際に、実はこの作業そもそもいらなかったとか、一部必要ない工程が有るとか、さらにそもそもその仕事の目的が違うとかもあるので、その作業だけに集中しすぎるのも考えものなので、今自分はミクロの視点で考えているのかマクロな視点で考えているのかを考えて、両方を一度は考えるようにしましょう。
私もよくミクロな作業に集中しすぎて仕事の本質を見失ってしまうので、、、笑
これだけの長文にご付き合いいただきありがとうございました。
コメント